Kymenlaakson Sähkö Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietolain (523/99) 10:n mukainen rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Kymenlaakson Sähkö Oy

Y-tunnus 0128951-2

Käyntiosoite keskustoimipaikka: Yhdystie 7, 47200 Elimäki

Postiosoite: PL 9, 47201 Elimäki

Puhelin: 05 77801

Verkkopalvelu: www.ksoy.fi

Yhteyshenkilö rekisteriasioissa: Minna Vuorinen 05 7780 622

Rekisterin nimi

Kymenlaakson Sähkö Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste

Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama yhteistyökumppani käyttää asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja henkilötietolain mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen ja toimitus
• maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
• rekisterinpitäjän tuotteiden ja palvelujen markkinointi ja etämyynti sekä
• rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 pykälän 1 momentin 1, 2, 5, 6 ja 7 kohtiin.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkailta ja markkinointi- tai yhteydenottoluvan antaneilta potentiaalisilta asiakkailta kerätään ja talletetaan yllä olevia henkilötietojen keräämisen tarkoituksia varten tarpeelliset tiedot, jotka laajimmillaan ovat:

Asiakastiedot

• nimi
• henkilötunnus
• asiakasnumero
• juridinen vai fyysinen henkilö
• kielikoodi
• yhteystiedot yhteydenottoa varten (mm. puhelinnumero ja sähköpostiosoite)

Käyttökohteen tiedot

• lähiosoite
• postinumero
• postitoimipaikka
• asumismuoto ja omistussuhde
• käytön ajoitus
• lämmitysmuoto
• sähkön kulutusarvio tai tiedot kulutuksesta (tilastotieto)
• pääsulakkeen koko
• sähköliittymää koskevat tiedot

Laskutus ja maksuliikennetiedot

• laskutusosoitetiedot
• eräpäivä
• laskutusrytmi
• laskutustapa
• tilinumero
• tiedot maksuista

Muut tiedot

• asiakaspalautteet
• asiakkaiden tyytyväisyystiedot
• palvelujen käyttöön liittyvät tiedot sekä ostokäyttäytyminen
• lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin lupa- ja kieltotiedot
• muut asiakkaan ja potentiaalisen asiakkaan suostumuksella tai valtuuttamana saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkailta mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan palveluiden tai tuotteiden käytöstä.

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. kilpailujen, arvontojen ja puhelinmyynnin yhteydessä. Näistä tiedoista tallennetaan ainoastaan niiden potentiaalisten asiakkaiden tiedot, jotka ovat antaneet markkinointi- tai yhteydenottoluvan.

Kaikki asiakkaiden kontaktit Kymenlaakson Sähkö Oy:n voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään liiketapahtumien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun kehittämisessä.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä. Tietoja päivitetään myös Energiateollisuuden julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Kymenlaakson Sähkö Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

Kymenlaakson Sähkö edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon, sähköisessä muodossa olevan tiedon käyttöön tarvitaan käyttäjätunnukset ja salasanat.

Ei-sähköisessä muodossa olevaa tietoa säilytetään Kymenlaakson Sähkö Oy:n käytössä olevissa lukituissa toimitiloissa.

Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Asiakkaalla on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista rekisterissä. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Kymenlaakson Sähkö Oy, Minna Vuorinen, PL 9, 47201 Elimäki.

Asiakas voi myös käydä Kymenlaakson Sähkö Oy:ssä henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan. Kymenlaakson Sähkö Oy toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun asiakkaan kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut Kymenlaakson Sähkö Oy:lle tai kun asiakas on käynyt henkilökohtaisesti Kymenlaakson Sähkö Oy:ssä.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin tai etämyyntiin ilmoittamalla siitä kirjallisesti osoitteeseen Kymenlaakson Sähkö Oy, Minna Vuorinen, PL 9, 47201 Elimäki tai soittamalla asiakaspalveluun puh. 05 7780 500 ma-pe klo 8-17.

Rekisteriseloste on nähtävänä osoitteessa www.ksoy.fi sekä Kymenlaakson Sähkö Oy:n toimitiloissa osoitteessa Yhdystie 7, 47200 Elimäki